Privacy policy

Last updated: October 14, 2026

CrewTrack helps contractors see where their crews are working, collect field reports and track hours. This policy explains what we collect, why, and the choices you have. It covers our website, the CrewTrack dashboard, the owner's app and the worker app.

Who is responsible for the data

The company that uses CrewTrack (the customer) decides which workers to invite and how their information is used. For that data, the customer is the controller and CrewTrack processes it on the customer's behalf. For data about the people who visit our website or buy a plan, CrewTrack is responsible.

What we collect

• Account information: name, work email and password (stored as a secure hash) of office users; company name, time zone and settings.
• Worker information: name, mobile phone number, preferred language, crew, role, usual start time and, if the customer enters it, hourly rate.
• Location: the phone's GPS position when a worker clocks in or out and, only while their shift is open, about every 25 meters or once a minute, including when the app is in the background. Tracking stops when the worker clocks out. We don't collect location outside a shift.
• Field evidence: the selfie taken when clocking in, photos, voice notes, checklist answers and signatures that workers add to reports.
• Billing: plan and payment status. Card details are handled by Stripe; we never see or store full card numbers.
• Technical data: device type, app version, IP address and error logs, used to keep the service secure and working.

How we use it

• To show the customer's office who is on site, hours worked, reports and alerts (late arrivals, leaving a job site, missed clock-ins, hazards).
• To send sign-in codes and invitations by text message, alerts and the daily summary by email.
• To transcribe voice notes and, on plans that include it, translate them from Spanish to English.
• To bill the subscription, provide support, prevent abuse and improve the product.

We don't sell personal information and we don't use it for advertising.

Who we share it with

Only with the customer that invited the worker, and with service providers that help us run CrewTrack under contracts that protect the data: cloud hosting, text messaging, email delivery, payment processing (Stripe), map tiles and speech-to-text. We may disclose information when the law requires it.

How long we keep it

Photos, selfies and voice notes are deleted automatically after the period included in the customer's plan (30 days on Crew, 90 days on Business, 365 days on Pro, or as agreed on Partner). Hours, clock-ins and report answers are kept while the customer's account is active and deleted after it closes, unless the law requires us to keep them longer.

Your choices and rights

• Workers can turn off location permission on their phone at any time; without it they can't clock in with GPS. To see, correct or delete their information they can ask their employer or write to us.
• Depending on where you live (for example, California under the CCPA), you may have the right to know, access, correct or delete your personal information, and to not be discriminated against for using these rights.

Security

Data travels encrypted (HTTPS) and access is limited to people who need it. No system is perfectly secure, so we also ask you to keep your password private.

Children

CrewTrack is a tool for businesses and is not meant for anyone under 16.

Changes and contact

If we make important changes we'll let customers know before they take effect. Questions or requests: privacy@crewtrack.com.

Política de privacidad

Última actualización: 14 de octubre de 2026

CrewTrack ayuda a los contratistas a ver dónde trabajan sus cuadrillas, recibir reportes de campo y llevar las horas. Esta política explica qué datos recopilamos, para qué y qué opciones tienes. Aplica a nuestro sitio web, al dashboard de CrewTrack, a la app del dueño y a la app del trabajador.

Quién es responsable de los datos

La empresa que usa CrewTrack (el cliente) decide a qué trabajadores invita y cómo se usa su información. Para esos datos, el cliente es el responsable y CrewTrack los procesa por cuenta del cliente. Para los datos de quienes visitan nuestro sitio o compran un plan, el responsable es CrewTrack.

Qué recopilamos

• Datos de la cuenta: nombre, correo de trabajo y contraseña (guardada de forma cifrada) de los usuarios de oficina; nombre, zona horaria y ajustes de la empresa.
• Datos del trabajador: nombre, número de celular, idioma, cuadrilla, rol, hora habitual de entrada y, si el cliente lo captura, tarifa por hora.
• Ubicación: la posición GPS del teléfono cuando el trabajador checa entrada o salida y, solo mientras su turno está abierto, cada 25 metros o cada minuto aproximadamente, incluso con la app en segundo plano. El seguimiento termina cuando checa salida. No recopilamos la ubicación fuera del turno.
• Evidencias de campo: la selfie al checar entrada, fotos, notas de voz, respuestas de checklists y firmas que los trabajadores agregan a sus reportes.
• Facturación: plan y estado de pago. Los datos de la tarjeta los maneja Stripe; nunca vemos ni guardamos el número completo.
• Datos técnicos: tipo de dispositivo, versión de la app, dirección IP y registros de errores, para mantener el servicio seguro y funcionando.

Para qué los usamos

• Para mostrar a la oficina del cliente quién está en obra, las horas trabajadas, los reportes y las alertas (llegadas tarde, salidas de la obra, entradas no registradas, riesgos).
• Para enviar códigos de acceso e invitaciones por mensaje de texto, alertas y el resumen diario por correo.
• Para transcribir notas de voz y, en los planes que lo incluyen, traducirlas del español al inglés.
• Para cobrar la suscripción, dar soporte, prevenir abusos y mejorar el producto.

No vendemos información personal ni la usamos para publicidad.

Con quién la compartimos

Solo con el cliente que invitó al trabajador y con proveedores que nos ayudan a operar CrewTrack bajo contratos que protegen los datos: alojamiento en la nube, mensajes de texto, envío de correos, procesamiento de pagos (Stripe), mapas y conversión de voz a texto. Podemos revelar información cuando la ley lo exija.

Cuánto tiempo la guardamos

Las fotos, selfies y notas de voz se borran automáticamente al terminar el periodo incluido en el plan del cliente (30 días en Crew, 90 en Business, 365 en Pro, o lo acordado en Partner). Las horas, entradas y respuestas de reportes se guardan mientras la cuenta del cliente esté activa y se borran al cerrarla, salvo que la ley nos obligue a conservarlas más tiempo.

Tus opciones y derechos

• Los trabajadores pueden quitar el permiso de ubicación en su teléfono cuando quieran; sin él no pueden checar entrada con GPS. Para ver, corregir o borrar su información pueden pedírselo a su empleador o escribirnos.
• Según dónde vivas (por ejemplo, en California bajo la CCPA), puedes tener derecho a saber, acceder, corregir o borrar tu información personal, y a no ser discriminado por ejercer esos derechos.

Seguridad

Los datos viajan cifrados (HTTPS) y el acceso se limita a quien lo necesita. Ningún sistema es perfectamente seguro, por eso también te pedimos mantener tu contraseña en privado.

Menores de edad

CrewTrack es una herramienta para empresas y no está dirigida a menores de 16 años.

Cambios y contacto

Si hacemos cambios importantes, avisaremos a los clientes antes de que entren en vigor. Preguntas o solicitudes: privacy@crewtrack.com.